O e-mail, é sem sombra de dúvidas, uma das ferramentas mais inovadoras e interessante nas comunicações e registros de ocorrências no Gerenciamento de Risco. Nos últimos anos veio evoluindo de um sistema eletrônico de mensagem útil, para uma grande e considerável parte essencial para os eventos dos plantões nas gerenciadoras de risco.
A maioria das empresas que trabalham com rastreamento usam o e-mail como parte fundamental dos processos de trabalho. O recurso de anexar arquivos à mensagem significa que documentos, planilhas, imagens e outras formas de informação podem ser distribuídas dentro de uma organização de forma rápida e eficiente.
Entretanto, por causa de caráter de informalidade dos e-mails, e os empregados, com freqüência, escrevem coisas nos e-mails que não escreveriam em uma carta comercial. Isto pode implicar significativamente na interpretação das informações: os conteúdos ficam repletos com informações incompletas ou excessivas e desnecessárias, e as vezes informações confidenciais ficam expostas e, em casos extremos, o conteúdo das mensagens dos empregados resulta em ações legais contra os próprios.
Quando o e-mail é usado com inteligência ele pode ser extremamente poderoso. Mas quando é usado inadequadamente pode causar problemas, ser dispendioso e danificar a reputação da empresa.
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